La gestion de l‘entreprise informatisée • Objectifs pédagogiques: – Expliquer pourquoi les systèmes d‘information (SI) sont devenus si importants pour les entreprises; – Evaluer le rôle des SI dans le contexte concurrentiel Il sert aussi de carte routière lorsqu'il s'agit de relier les données entre elles puisque la totalité des formulaires, requêtes et fiches s'y réfèrent pour stocker ou extraire des informations. ? Charge annuelle comptable déterminée par la durée de vie utile de chaque actif. ce qui n'est pas si rare ? Le rapport fait aussi état du montant du capital en retard et des échéances à venir. ? Si, dans certains logiciels, le format des rapports est facile à modifier, dans d'autres, cette opération est plus compliquée et ces modifications peuvent nécessiter une aide extérieure. Une période de grâce s'applique-t-elle au calcul des intérêts ? Ces montants viennent-ils majorer le principal ou sont-ils passés en perte ? La modification d'un programme existant ou l'élaboration d'un logiciel personnalisé prend une semaine à un an. Les données ne sont pas toutes placées sur le même plan. La structure du rapport dépendra du mode de crédit aux groupes retenu. doivent déterminer, sur la base d'un examen approfondi, si le logiciel considéré peut être employé avec les méthodes de l'institution, présentes et futures. Il importe donc de les poursuivre en parallèle dans la mesure du possible, pour réduire la durée totale du processus. Cette diversité s'explique dans une large mesure par le fait que, lors de leur création, les institutions de microfinance ont, en général, adopté des méthodes faciles à appliquer et rationnelles, et non des méthodes logiques au plan financier et comparables à celles des banques commerciales. Les comptes de résultat suivent généralement le plan comptable, de manière à satisfaire aux impératifs des audits. Par exemple, les agents de crédit n'ont besoin que d'un seul rapport indiquant la situation de chacun des clients de leur portefeuille. Le résultat net s'est établi à 35 400, contre 32 900 selon les projections. L'ordre dans lequel les informations sur les produits et les charges sont présentées est déterminé par la structure de l'institution et les grands indicateurs financiers dont elle suit l'évolution. Par exemple, lorsque les commissions relatives à un crédit sur deux ans sont versées au début de la période du crédit, il est possible de comptabiliser la moitié de leur montant sur l'exercice en cours et de reporter la constatation du solde à un exercice ultérieur. Pour pallier ce problème, les programmes obligent généra-. Rapport sur les abandons de créances et les montants recouvrés, Imprimé : 26/04/96 13:50 Préparé par : A. Wong. les opérations se rapportent à des périodes antérieures (les clients qui ont effectué leur remboursement la veille, par exemple) et que les informations destinées au contrôle de gestion comparent les résultats (observations) aux objectifs budgétaires (prévisions). À l'issue de cette phase, un rapport est préparé, qui guide le déroulement de la deuxième phase. Produits des services de crédit d'autres types, tels que les commissions, frais et pénalités. Les options de configuration moins couramment employées sont activées par des codes spéciaux entrés dans un fichier de configuration par un technicien qui connaît bien le logiciel. Small Loans Manager (SLM) est un logiciel de gestion des prêts écrit pour DOS. ? Il est important de déterminer la manière dont les utilisateurs perçoivent leur rôle dans le processus. À l'issue de la période comptable, la comptable souhaite imprimer un rapport pour NewSystems. Ils s'adressent tous deux à des évaluateurs externes des institutions de microfinance et accordent une place privilégiée aux modifications du format et aux ajustements des états financiers nécessaires pour pouvoir analyser la situation financière de ces institutions d'une manière plus précise que ne le permettrait un simple examen des informations disponibles. Souvent, plusieurs personnes ont besoin des mêmes informations au même moment. Montant dû par l'institution aux banques ou à d'autres prêteurs et exigible à moins d'un an. Les paragraphes ci-après décrivent certains des problèmes soulevés par la projection des flux de trésorerie : ? La ligne 5, remboursements du principal, est difficile à calculer. Les rapports comporteront aussi des légendes expliquant les symboles ou les abréviations utilisés et définissant les indicateurs importants qui risquent d'être mal interprétés. Un système d'information ne peut pas fonctionner mieux que l'institution qu'il décrit. ? ? Moins de 100 261 12,0 26 100 5,0 783 3,0 101-200 326 15,0 41 760 8,0 2 506 6,0, 201-300 435 20,0 67 860 13,0 5 429 8,0, 301-400 522 24,0 52 200 10,0 6 264 12,0 401-600 261 12,0 41 760 8,0 4 176 10,0, 601-800 218 10,0 109 620 21,0 12 058 11,0 Plus de 800 152 7,0 182 700 35,0 20 309 11,1 Total 2 176 100,0 522 000 100,0 51 525 9,9, C : RAPPORTS SUR LA QUALITÉ DU PORTEFEUILLE, C1 : BALANCE ÂGÉE DÉVELOPPÉE DU PORTEFEUILLE, C2 : CRÉDITS EN RETARD PAR AGENT DE CRÉDIT, C4 : ÉTAT RÉCAPITULATIF DU PORTEFEUILLE À, C5 : ÉTAT RÉCAPITULATIF DU PORTEFEUILLE À, C7 : RAPPORT SUR LES ABANDONS DE CRÉANCES ET, C8 : BALANCE ÂGÉE DES CRÉDITS ET CALCUL DES, C9 : RAPPORT SUR L’INTÉRESSEMENT DU PERSONNEL. ? Cela ne pose généralement pas de problème lorsque le programme de comptabilité opère sous Windows, l'interface autorisant de modifier le format de date. Après avoir établi un organigramme fonctionnel, il doit prendre du recul pour déterminer les points critiques du système et ceux auxquels sont prises des décisions. 5. 1993) et Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, section 5.3.1) pour des exemples de structures possibles. d'autres critères ? Un système du logiciel. par agent de crédit, par agence, et pour l'ensemble de l'institution. taux d'intérêt annualisé : taux d'intérêt du prêt exprimé sur une base annuelle nombre de tranches de remboursement : nombre de périodes sur lesquelles le client doit rembourser le prêt fréquence de l'échéance : mensuelle, hebdomadaire, etc. Les prêts sont-ils remboursés uniquement en espèces ou peuvent-ils être également réglés en nature ? Pour présenter et maintenir ces relations, le programmeur crée des champs clés et des index. Le cadre et l'architecture informatiques dont a besoin une institution de microfinance dépendent de ses coûts d'exploitation, des méthodes qu'elle emploie. Des dépôts d'épargne supplémentaires doivent-ils être effectués pendant la durée du prêt ? Un compte d'épargne est-il bloqué (inaccessible) en totalité ou en partie tant que le prêt n'est pas entièrement remboursé ? Placements peu liquides, tels que les actions, les obligations et les billets à ordre qu'il est prévu de détenir au moins un an. Il doit comprendre un représentant bien informé de chaque service, le chargé des audits internes et des membres du personnel à chaque niveau hiérarchique, de la direction générale au personnel de terrain. Les indicateurs comparent en principe des données sur au moins deux éléments ; le ratio ainsi produit fournit davantage d'informations que des données individuelles. Présenter en colonnes les données relatives à différentes périodes consécutives, par exemple, chaque mois de l'année. ? Le groupe de chiffres suivant permet de suivre les recettes et les dépenses par origine (voir le point 2.4.2). Comment le programmeur s'y prend-il pour créer un modèle conceptuel ? ANNEXE3 ÉTUDES PORTANT SUR LES INDICATEURS FINANCIERS ET LA GESTION FINANCIÈRE 137. Là encore, la durée de la formation varie en fonction de la complexité du système et de l'expérience acquise par le personnel dans le cadre de systèmes analogues. qui sont tous considérés comme des actifs immobilisés ? Plan du cours 2 Electronique Numérique I. Chapitre 1: Introduction 1. FIGURE 1.1 Entrées et sorties d'un système d'information de gestion, 1.3 Comment les différentes parties du système d'information, Un système complet d'information de gestion regroupe tous les systèmes mis en œuvre par une institution pour produire les informations qui guident la direction dans ses choix et ses actions. Voir SEEP Network, Financial Ratio Analysis of Microfinance Institutions(New York : PACT Publications, 1995, p. 35). À présent, les systèmes d'exploitation permettent à l'utilisateur d'exploiter des réseaux simples sans trop dépendre d'une assistance technique. L'installation et le transfert des données risquent également de prendre du temps, si l'institution est de taille importante. Une institution habituée à suivre des décisions ou des règles subjectives peut avoir des difficultés à adopter une telle manière de procéder. En 1995, ces petits épargnants étaient au nombre de 95 000 et avaient plus de 10 millions de dollars en dépôt dans des comptes d'épargne postaux. Un SIG : Système d’Information Géographique est un système d’information pour lequel la Terre est l’objet de référence fondamental. Le système d'information de gestion d'une institution de microfinance se compose de deux systèmes fondamentaux, le système de comptabilité et le système de suivi du portefeuille. Les rapports inclus ici comprennent des rapports sur les prêts pris individuellement, pour décrire aux clients la situation de leurs comptes, et des rapports de gestion courante employés par le personnel de terrain pour accroître l'efficacité de leurs activités quotidiennes. Envisage-t-elle d'en recruter de nouveaux ? On pourrait concevoir qu'une institution de microfinance établisse des projections de flux de trésorerie pour chacun des fonds considérés, bien que cela ne soit pas recommandé. Après avoir défini les besoins de l'institution et déterminé ce qui est faisable, le groupe de travail est en mesure d'évaluer diverses solutions possibles (cette section ne s'adresse pas aux institutions qui ont choisi de ne pas informatiser leurs opérations). 16. Pour la période 1er janvier au 31 décembre 1996, Charges financières des fonds empruntés Intérêts sur dettes, Retraitement au coût bonifié des ressources, Retraitement des fonds propres, nets des immobilisations, au coût de l'inflation, Résultat retraité des activités de services financiers, E4 : TABLEAU D’ADÉQUATION DES FONDS PROPRES. Il convient également d'y indiquer les intérêts dus au client à la date de clôture. Et, dans ce cas, devraient-elles s'assurer les services d'un programmeur pour adapter ce logiciel à leurs propres besoins ? Les rapports doivent être conçus de telle sorte que les détails fournis à un niveau servent de base aux informations récapitulatives présentées au niveau suivant. La plupart des logiciels standards ne calculent pas automatiquement les frais de gestion. Les prêts non rémunérateurs, ou improductifs, sont ceux dont au moins un remboursement est en retard. ? Ce logiciel donne de bons résultats sur le terrain depuis trois ans. Quelles sont les réorganisations prévues ? fonds déposés auprès d'une institution financière, exigibles à moins d'un an, qui dégagent des intérêts pour l'organisme. grands problèmes qui se posent dans chaque domaine, mais s'appuyer sur l'équipe du personnel de direction pour les travaux d'analyse et la formulation de recommandations. Si, dans notre exemple, le rendement de l'actif est de ?20 %, les pertes absorbent 100 % des fonds propres. Cette section présente quatre indicateurs de croissance de base qu'une institution devrait suivre sur une base régulière (mensuelle ou trimestrielle) pour s'assurer qu'elle continue d'avoir les capacités nécessaires pour gérer son portefeuille. Par exemple, certains remboursements ne couvrent-ils que les intérêts et certains autres les intérêts et le principal ? Le développement des moyens de communication (internet en particulier) permet de trouver plus facilement de l’information mais son exploitation reste délicate (qualité et fiabilité des informations). Modèles d'enregistrement des produits des prêts et de, l'épargne (pour l'établissement des calendriers d'amortissement et le calcul des intérêts), ? Les PC actuels sont bien assez performants pour satisfaire aux besoins de la plupart des institutions de microfinance. 3. La stratégie d'informatisation progressive du réseau, qui a permis de normaliser les données parallèlement à l'automatisation des systèmes des caisses locales ayant un certain volume d'activité, a donné d'excellents résultats. Une fois qu'ils ont conclu une transaction, ils l'enregistrent sur un ordinateur portable et non sur un formulaire imprimé ? Les principales caractéristiques de ces programmes, c'est-à-dire les différents modes de prêts qu'ils peuvent gérer 2, la méthode de calcul des intérêts et des commissions, la fréquence et la composition des paiements au titre des prêts et la présentation des rapports, sont extrêmement variées. L'achat du logiciel donne droit à bénéficier de l'appui technique d'un fournisseur agréé par téléphone, télécopie ou courrier électronique pendant trois mois. Le retraitement indiqué ici compense cette subvention implicite et permet d'estimer la capacité de l'institution à mobiliser des ressources aux conditions du marché. Prenons l'exemple d'une institution qui décide d'effectuer des prêts de groupe six mois après avoir installé sa base de données. Les calculs des valeurs moyennes du portefeuille doivent toujours être effectués àpartir des montants mensuels. Il, ? Description et exemples de toutes les sorties d'imprimantes et des rapports qui seront générés par le système. Avoir une vue réaliste de ce que l'informatique peut offrir. Les informations relatives à la gestion sont principalement utilisées par le directeur général, le directeur financier et les principaux chefs de service. Une institution de microfinance a besoin de liquidités pour régler ses dépenses, décaisser de nouveaux prêts, payer les montants prévus au titre des prêts existants et honorer les demandes de retrait des clients titulaires de comptes d'épargne ou de dépôts à terme. Si celle-ci n'a pas de fonds empruntés, le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES est égal à 1. Pour une institution ayant un fort volume d'activité, une base de données informatisée est de loin préférable. Université Cheikh Anta Diop1, Institut Sénégalais de Recherches Agricoles2, Le système de gestion du portefeuille continue-t-il de suivre les abandons de créance dans un compte hors bilan ? Ce rapport doit contenir des renseignements essentiels sur le compte, tels que le nom de son titulaire, le type de compte dont il s'agit, le taux d'intérêt qui lui est appliqué, le solde minimum qui doit être maintenu, et les liens éventuels avec d'autres comptes. Produits et charges (diagramme linéaire à deux lignes), ? F : Rapports sur la situation de trésorerie, ? Ces montants sont enregistrés dans le bilan en tant que dettes car ils doivent normalement être reversés aux organismes de financement si les programmes en cause ne sont pas réalisés. Aucune de ces méthodes n'est, techniquement, comparable à un réseau longue distance mais, elles donnent de bons résultats, même si elles ne permettent pas à une agence de traiter avec les clients d'une autre agence3. Il ne ventile pas les données par agent de crédit pour réduire le volume d'informations fournies. encours total des crédits en retard ; ce montant apparaît au bilan. Les procédures et les produits financiers de l'ADEMI changent régulièrement, ce qui oblige à modifier le logiciel en conséquence. Le rapprochement des comptes est une opération laborieuse lorsque le système n'est pas informatisé, car force est de faire la somme des soldes des comptes des clients à partir des montants entrés dans des dossiers établis manuellement, tels que les fiches de compte. Par exemple, le bilan simplifié sert aussi bien aux membres du conseil d'administration qu'aux actionnaires, tandis que le rapport sur les crédits en retard par agent de crédit peut être utilisé tant par le personnel de terrain que par les directeurs d'agence. Le système est généralement installé dans le cadre d'un projet ; hors projet, le montant minimum d'un contrat est de 50 000 dollars. Rapport sur les versements journaliers par agent de crédit, Groupement : Ensemble de l’institution. De quelles autres informations les utilisateurs doivent-ils disposer pour être bien informés des résultats de l'organisation et du niveau de réalisation de ses objectifs plus généraux ? Premièrement, de quelle manière les paiements d'intérêts sont-ils calculés en temps normal, c'est-à-dire lorsque le calendrier d'amortissement standard est respecté ? La colonne 6 fait état des intérêts échus selon l'échéancier de remboursement initial, mais non payés. Dans la mesure du possible, les rapports importants doivent inclure des informations sur l'évolution des indicateurs clés (voir la section 4.1.2 pour de plus amples informations sur l'analyse de tendance). Il est important d'identifier ses points faibles et de savoir pourquoi les utilisateurs n'en sont pas satisfaits, pour que le nouveau système puisse répondre aux besoins ainsi mis en lumière. Les moyens de diffusion de l’information sont multiples : support papier, forme orale et de plus en plus souvent, utilisation de supports numériques qui garantissent une vitesse de transmission optimale et la possibilité de toucher un maximum d’interlocuteurs. Opérations concernant l'épargne et les crédits, ? La dénomination de SI est de plus en plus utilisée, que ce soit à travers le sigle DSI (Direction des Systèmes d'Information) ou par exemple la réforme de la terminale IG qui s'appelle dorénavant GSI (Gestion des Systèmes D'information). Suivi des résultats au moyen d’indicateurs. Le BILAN DÉVELOPPÉ comporte généralement au moins deux colonnes, correspondant chacune à une période différente, de manière à faciliter les comparaisons dans le temps. On prévoit que l'ancien système manuel et le nouveau système informatisé coexisteront pendant six mois, pour laisser au personnel le temps de s'adapter au nouvel outil. La sécurité du système est assurée par des dispositifs qui permettent de sauvegarder régulièrement les données. Il indique, pour chaque compte, son numéro, le nom du client, le solde à la date considérée, le montant des intérêts courus, la date de la dernière opération, et si le compte est lié à un ou plusieurs prêts en cours. 1. Il importe ici de noter que toutes les charges et tous les produits relatifs aux services financiers apparaissent avant les dons et les produits et charges relatifs aux services non financiers. ? Le montant des versements périodiques est-il uniforme ou variable ? une base des données de gestion des contacts avec les clients ; ? Les institutions qui demandent à un programmeur ou à une société informatique de créer une base de données adaptée à leurs propres structures doivent avoir conscience des principaux problèmes que peut poser cette opération (voir l’encadré A1.2). Le logiciel est convivial : il est facile de le configurer pour répondre aux besoins d'une institution, de l'installer sur un PC, de l'employer pour saisir les informations qui ont été recueillies manuellement, et de l'utiliser. ? Est en cours d'installation à Porto Rico, en Amérique centrale et en Australie (26 mutuelles de crédit comptant plus de 150 agences). Lorsqu'il est possible d'utiliser plusieurs modes de décaissement, il est important de se référer au plan comptable et d'adopter un moyen d'indiquer le mode de décaissement retenu. L'un des grands problèmes de la microfinance tient à l'absence de définitions normalisées. 5.2.1 Étape 1 : Évaluation détaillée des logiciels. Les institutions de microfinance ont d'autres besoins en matière de gestion de l'information, notamment pour la gestion des ressources humaines. Il constitue un outil indispensable pour toute institution de microfinance qui envisage de diversifier ses ressources pour cesser d'être totalement tributaire de subventions. Les titres et objectifs de chaque chapitre Chapitre 1 : la gestion de l'entreprise numérique ... Décrire les principales fonctions d’un système de gestion de base de données (SGBD ou, en anglais, DBMS) Examiner le principe des bases de données réparties; S'il est modifié parce que les besoins de ses utilisateurs ont changé, il faudra probablement aussi modifier les formulaires, requêtes, et fiches. Une institution mal préparée à une croissance rapide mettra, en fin de compte, la qualité de ses services et sa santé financière en péril. 1. (Le concept de produit retraité est expliqué dans la note du rapport D7 de la section consacrée aux modèles de rapports.) ? Une institution financière devrait sauvegarder ses informations tous les jours. L'objectif était de permettre au personnel de prendre des décisions en élargissant son accès à l'information et en simplifiant les procédures administratives. Leur productivité s'en trouve accrue et les logiciels qu'ils produisent sont moins coûteux et plus performants. De nombreuses institutions de microfinance reçoivent un financement ou un appui technique de bailleurs de fonds et d'organismes internationaux et doivent produire des rapports financiers dans deux monnaies ? ? ? Les définitions des comptes sont calquées sur celles présentées dans SEEP Network,Financial Ratio Analysis of Microfinance Institutions(New York : PACT Publications, 1995). Ce problème se pose lorsqu'on met en place un nouveau système de gestion de portefeuille utilisant de nouvelles mé-, Le système de gestion du portefeuille s'avère la composante du système d'information la plus délicate à élaborer. Il faut au moins six mois à un programmeur pour concevoir et développer les sous-programmes essentiels d'un système de complexité moyenne. Peut être modifié à mesure que l'institution évolue, Il peut devenir nécessaire d'écrire de longues séquences de programmation si l'institution ne veut pas modifier son mode de fonctionnement et ses conventions comptables. Dans un système de comptabilité d'engagement, les intérêts et les commissions sont enregistrés comme produits au moment où ils sont engagés et non lorsque le client les verse, comme c'est le cas dans le système de comptabilité de caisse (voir la section 2.2). À la fin de l'année dernière, elle a engagé un informaticien local qui a été chargé de concevoir et développer le système, d'installer des ordinateurs dans les agences et de former le personnel à l'utilisation du nouvel outil. Des cours de formation sont organisés pour les versions SRTE 2.0 et EXTE par les fournisseurs de services d'appui agréés. Les institutions pouvant avoir besoin de présenter leurs données de manières encore différentes, il est important d'avoir un système d'information souple, capable de générer de nouveaux types de compte de résultat. Les emprunteurs, par exemple, demanderont les calendriers de remboursement qui sont utilisés par le personnel des services opérationnels. Au paiement des intérêts ? La FECECAM est un réseau mutualiste béninois constituée de 90 caisses d'épargne et de crédit agricole. Elle a néanmoins jugé nécessaire d'acquérir un système lui permettant de gérer les prêts de faible montant et les petits comptes d'épargne détenus dans les bureaux de poste en attendant que son système d'information soit pleinement opérationnel. Le directeur général doit, quant à lui, être au fait des. Il est important de ne pas accepter sans discuter les rede chances de fonctionner correctement. Les produits et les charges apparaissent dans les états financiers, mais les actifs de l'institution peuvent être représentés par divers éléments, les deux le plus couramment retenus étant la valeur moyenne des actifs totaux et celle des actifs productifs. Les principaux auteurs du guide pratique sont Chuck Waterfield et Nick Ramsing ; la traduction a été réalisée par les services de traduction de la Banque mondiale ; la relecture a été assurée par Christine Poursat, Anne-Claude Creusot et Karin Barlet (pour GRET-CIRAD), et par Nathalie d’Ambrosio-Vitale et Tiphaine Crenn (CGAP). Généralité sur l'informatique, étude du clavier, le système d'exploitation Windows XP, Word 2007, Excel 2007. Le deuxième groupe à deux chiffres permet de séparer les recettes et dépenses par agence, de la même manière que les codes des programmes.
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